| PER GESTIRE I DOCUMENTI INFORMATICI.... |
| Il DPR 445/2000 art. 1, lett. b, definisce documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. |
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Il documento elettronico in senso stretto o documento informatico è redatto sotto forma di bit e non è quindi percepibile direttamente dall'uomo. |
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I documenti informatici sono file prodotti con strumenti informatici. L'originale è informatico e può essere dotato di firma digitale, di firma elettronica o non firmato. |
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Olimpo è la soluzione per poter gestire i documenti informatici e cioè: |
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| Creare i documento informatici: |
| create i vostri documenti, li trasformate in formato .pdf e li registrate in modo ordinato ed |
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organizzato in un archivio sicuro. |
| Firmare i documenti informatici con la firma digitale, avanzata ed accreditata CNIPA: |
| questa firma è valida giuridicamente a tutti gli effetti. |
| Trasmettere i documenti informatici con la posta certificata: |
| con la soluzione LegalMail Infocamere, avete il sistema per la trasmissione della posta certificata con le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna al destinatario. Tali ricevute garantiscono l'avvenuta consegna al pari di una raccomandata postale. |
| Protocollare un documento informatico, con egisto è semplice e sicuro: |
| il software vi consente di selezionare i file informatici da allegare come documenti al n. di |
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protocollo. I documenti vengono rilevati e viene effettuata la segnatura digitale. |
| Effettuare la segnatura dei documenti informatici con l'impronta digitale: |
| essa viene rilevata in automatico dal software del protocollo, tramite l'algoritmo di Hash. L'impronta digitale viene anche a memorizzata e collegata al numero come dato binario nell'archivio protocollo. |
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Essa viene memorizzata in forma non modificabile. |
| Archiviare i documenti informatici in un archivio: repository. |
| I documenti informatici vengono catalogati in un data base in modo tale da poter essere cercati per ogni chiave e dato contenuto. |
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Costituiscono una base documentale sicura e non modificabile. |
| Processo di conservazione dei documenti informatici |
| per la conservazione a norma dei documenti digitali. |
| la gestione completa dei DOCUMENTI ANALOGICI |
| Potrete decidere di archiviare anche i documenti analogici in arrivo digitalizzandoli, al momento del protocollo con uno scanner. La digitalizzazione con scanner può avvenire in due modi: |
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1) in diretta: al momento della protocollatura dei documenti in arrivo |
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2) In differita : digitalizzando i documenti prima della procollatura e quindi collegandoli ai numeri di protocollo in un secondo momento con l'ausilio di una funzione applicativa di abbinamento. |
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| ARICHIVIO DOCUMENTALE (REPOSITORY) |
| È il modo semplice ed immediato per archiviare tutti i documenti digitali: |
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• creati dagli uffici |
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• ricevuti dall’esterno |
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in un posto sicuro e sempre rintracciabili. |
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• motore di ricerca documenti |
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• classificazione documentale |
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• titolario |
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• organizzazione dei documenti per fascicoli elettronici |
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Volete trovare i documenti inerenti una pratica di un contributo regionale: in due secondi avete l’elenco e quindi potete visionare i documenti originali come sono stati creati. ma potete cercare con immediatezza tutti i documenti creati da un ufficio in un lasso di tempo comprese le e-mail. |
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La gestione Olimpo_repository aiuta ad archiviare le e-mail certificate con gli allegati tecnici di tramissione (xml, busta,ecc.) in modo che, cercando un messaggio di posta elettronica saranno subito disponibili anche questi allegati che ne rendono valido il documento. Altrimenti ci si dovrebbe preoccupare manualmente di gestire i documenti con i loro messaggi di servizio. |
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Ma nell'archivio documentale si possono archiviare anche tutti i documenti che si decide di digitalizzare con scanner. |
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Il repository garantisce una gestione dei documenti sicura: infatti essi vengono memorizzati in un data base con i riferimenti al documento originale e all'impronta digitale. |
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Olimpo_repository vi aiuta anche operativamente perchè collega il documento in arrivo e partenza alla gestione del protocollo informatico Egisto. Infatti un documento che arriva al protocollo potrà essere immediatamente archiviato nel repository e viceversa, un documento in partenza potrà essere registrato nell'archivio e quindi essere protocollato con operazioni automatiche e guidate. |
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| FLUSSO DOCUMENTALE (WORKFLOW) |
| È la gestione dei procedimenti informatici nell’ambito dell’organizzazione dell’ente. |
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Va visto come un'innovazione non solo tecnologica ma soprattutto come riorganizzazione dei servizi per un nuovo modo di operare. |
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Si tratta quindi di lavorare con i documenti informatici creati o provenienti dall'esterno, firmati digitalmente dai Responsabili che li hanno generati. |
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Il sistema informatico Olimpo consente agli operatori di avere a disposizione funzioni informatiche ad hoc per lo svolgimento delle azioni necessarie per il trattamento del documento stesso. Il ciclo di vita si svolge nel sistema in rete realizzato dall'Ente che quindi deve consentire a tutti gli operatori interessati di accedervi tramite il proprio p.c. . I flussi sono programmati e governati da procedimenti definiti nell'ambito dell'organizzazione dell'ente e previsti dagli iter burocratici della norma. |
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| FASCICOLO INFORMATICO |
| In ogni fascicolo informatico raccogliete tutti i documenti relativi ad un procedimento. Potete creare fascicoli e sottofascicoli a Vs piacimento in base all'organizzazione dell'Ente. |
| SCRIVANIA DIGITALE |
| Con il Software Olimpo inizia l'era della scrivania digitale. "La scrivania digitale" porterà nei Vostri uffici un nuovo modo di lavorare, più dinamico in mondo digitale! |
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Olimpo è infatti il sistema digitale documentale per gestire l'intero sistema documentale dell'Ente. |
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Con OLIMPO le attività abituali d'ufficio quali la creazione di documenti word, tabelle excel, la creazione ed invio di e-mail ordinarie e certificate, la redazione di documenti informatici, la firma di documenti, la conversione di documenti in formato .pdf, ecc. può essere fatta in modo totalmente integrato. Se dovete protocollare un documento in partenza, dopo che avete preparato il documento potete archiviarlo e protocollarlo con il software EGISTO. |
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Ecco che con questa soluzione tutti i documenti preparati potranno essere registrati in modo organico nell'archivio generale, per settore di competenza e nell'ambito del settore in base all'operatore. I documenti potranno saranno accessibili esclusivamente agli operatori abilitati. In questo modo i documenti di lavoro e quelli definitivi verranno registrati in modo classificato in un unico archivio e quindi saranno sempre rintracciabili. |
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Se dovete redigere un documento già presente in archivio ecco che potete immediatamente ricercarlo, riproporlo e quindi apportare le modifiche necessarie al nuovo atto. |
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Le ricerche sono le più ampie possibili, per cui qualsiasi testo archiviato sarà facilmente rintracciabile ricercandolo ad esempio per data, oggetto, titolario, tipologia di documento, tematica, etc. . |
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Con Olimpo potrete quindi registrare: |
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- I documenti analogici |
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- I documenti informatici |
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- Le e-mail certificate |
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- Le ricevute di accettazione e consegna posta certificata |
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Ogni operazione d'ufficio viene gestita in modo integrata: |
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- Le-mail ricevute e da spedire |
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- I documenti digitali creati dagli uffici dell'Ente: |
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-con tutte le abilitazioni all'accesso |
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- Word, xls, pdf, ppt, ecc. |
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- Eventualemente firmarli con firma digitale |
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- Collegarli ai processi dell'Ente |
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- Collegarli a documenti ricevuti |
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- Protocollatura integrata |
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- Il quaderno di lavoro per ogni operatore |
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- Scadenziario dei processi |
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- Pianificazione delle attività e monitoraggio |
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- Procedimenti dell'Ente |
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- Accesso anche via web |
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