| a) PROTOCOLLATURA DELLA CORRISPONDENZA CON NUMERAZIONE AUTOMATICA |
| In arrivo |
| di documenti analogici (cartacei) con: |
| - numerazione e data protocollo assegnate in automatico |
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- registrazione totalmente controllata a norma |
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- digitalizzazione dei documenti (con scanner) |
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- archiviazione |
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- classificazione automatica programmata dei documenti |
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- comunicazione documenti ai servizi |
| di documenti informatici con: |
| - lettura e registrazione di e-mail certificate (con firma digitale) |
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- lettura documenti informatici (firmati con firma digitale) |
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- rilevazione automatica impronta digitale (sha-1) |
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- registrazione impronta digitale su protocollo |
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- classificazione automatica programmata dei documenti |
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Gestione delle risposte ai documenti in arrivo in automatico con collegamenti a catena per ricerche. |
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| in partenza: |
| di documenti analogici (cartacei) con: |
| - numerazione e data protocollo assegnate in automatico |
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- registrazione totalmente controllata |
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- classificazione automatica programmata dei documenti |
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- protocolli a multidestinatari |
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- creazione automatica della lettera di trasmissione (word) |
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- stampa indirizzi su buste o etichette |
| di documenti informatici con: |
| - E-mail certificate |
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- documenti firmati digitalmente |
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- segnatura del documento in partenza con file XML |
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- classificazione automatica programmata dei documenti |
| Gestione corrispondenza interna |
| Gestione automatica tra uffici |
| Corrispondenza programmata |
| Per la distribuzione posta |
| Registro della posta in arrivo per servizi e distinta della posta in partenza: modello per le poste e per le spese postali. |
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| b) CLASSIFICAZIONE |
| con formazione archivio corrente per Titolo (categoria), classe, fascicolo e pratica |
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- attribuzione automatica titolo, classe e fascicolo in base al tipo di documento |
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- nuovo titolario (Anci, Beni culturali) |
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Procedura di attribuzione fascicolo anche da altri servizi in tempi successivi |
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Gestione Repertorio |
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Stampa repertorio con movimentazione |
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Apertura e chiusura fascicoli con gestione: |
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- archivio di deposito |
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- archivio storico |
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| c) REGISTRO DI PROTOCOLLO |
| riproducibile su: |
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- carta |
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- supporto magnetico non riscrivibile |
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Il registro di protocollo, redatto in base al DPR 445/2000, viene formato progressivamente, giorno dopo giorno, nel corso dell'anno. Stampandolo a fine giornata si riporta su carta ciò che si è protocollato. Il registro di protocollo può essere stampato con stampante Laser o con qualsiasi stampante con driver windows. Il registro viene inviato prima a video e pertanto è sempre consultabile ed esportabile. |
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| d) STAMPA DEL REGISTRO DEGLI ARRIVI PER UFFICIO |
| e) DISTINTA DELLA POSTA IN PARTENZA ED ETICHETTATURA DEGLI INDIRIZZI |
| f) MITTENTI / DESTINATARI |
| - con gestioni multisede |
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- con ricerche qualificate |
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- con classificazioni per gruppi e categorie |
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- archivio aggiornabile all'atto della protocollazione |
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- gestione delle sedi principali e delle sedi aggiuntive |
| g) RICERCHE PARAMETRICHE ASSOLUTE |
| - per numero, mittente/destinatario, classificazione |
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- data, oggetto, ufficio, stringhe generiche, documento, tipo documento, ecc. |
| h) CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI IN ARCHIVIO PER: |
| - numero, mittente/destinatario, classificazione |
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- data, oggetto, ufficio, stringhe generiche, documento, tipo documento, ecc. |
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da parte di tutti gli utenti abilitati |
| I) STATISTICHE |
| parametriche, numeriche e grafiche |
| j) ITER DEL DOCUMENTO PER UFFICI |
| Possibilità di conoscere dove si trova in ogni momento il documento |
| k) FLUSSI INFORMATICI VERSO ALTRI SERVIZI |
| l) CONTABILITA' SPESE POSTALI |
| m) REGISTRO DI EMERGENZA |
| Funzione per il recupero di dati dai registri cartacei |
| o) GESTIONE ARCHIVIO CORRENTE E DI DEPOSITO |
| Gestione repertorio, stampa repertorio con movimentazione, gestione archivio di deposito e archivio storico |
| p) GESTIONE SICUREZZA ED ADEGUAMENTO ALLE NORME SULLA TUTELA DELLA PRIVACY D.LGS 196/2003 |
| Gestione autenticazione con codice utenti e password in base alle norme e gestione livelli di autorizzazioni per abilitazione a diversi livelli degli operatori. |
| q) FLUSSI INFORMATICI DI DATI IN ARRIVO E IN PARTENZA E INTERFACCIAMENTO CON GLI ALTRI SERVIZI: |
| fatture, avvisi, ecc. |
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| GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI WORKFLOW |
| con OLIMPO |
| DISTRIBUZIONE DELLA POSTA NEI VARI UFFICI |
| Dopo la protocollazione della posta in arrivo si può distribuire la posta agli uffici dell'Ente con l'elenco della corrispondenza che propone Egisto. |
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- Elenco della posta per Ufficio |
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- Elenco generale della posta da distribuire |
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E' sufficiente far firmare la posta e la distribuzione è terminata. |
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| DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI |
| Per coloro che intendono archiviare i documenti in forma elettronica è disponibile il modulo integrato che consente di archiviare i documenti digitali e l'utilizzo di un digitalizzatore di documenti (scanner). |
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| SICUREZZA DEI DATI IN CONFORMITA' AL DPR 445/2000 |
| Con Egisto si può regolamentare l'accesso degli utenti ai dati definendo operatori con livelli diversi di accesso in modo che ognuno possa solo effettuare le operazioni per cui è stato abilitato. |
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Gli Operatori possono essere classificati in: |
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Amministratori |
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Utenti generali |
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Utenti dei servizi |
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Consultatori |
| EGISTO IN RETE |
| Un sistema di rete efficiente e sicuro consente di utilizzare Egisto in modo multiutente per poter far sì che più utenti possano protocollare contemporaneamente. |
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Per esempio una soluzione può essere la protocollatura degli arrivi dall'ufficio protocollo e delle partenze da parte di ogni Ufficio della propria corrispondenza. |
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Gli altri utenti potranno consultare l'archivio. |
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| TRASMISSIONE DELLA POSTA IN INGRESSO AGLI UFFICI TRAMITE LA POSTA ELETTRONICA |
| Se si digitalizzano e si archiviano i documenti in forma elettronica, li si potrà inviare automaticamente agli uffici di competenza del proprio Ente via posta elettronica interna con il sistema di posta esistente presso l'ente. |
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Egisto, infatti, interfaccia automaticamente il client di posta ed allega le corrispondenze in arrivo. |
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Gli stessi operatori possono programmare la tempistica di invio della posta, vale a dire subito, a una determinata ora o a fine giornata. |
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