| INTEGRAZIONE TRA VENERE E OLIMPO: IL WORKFLOW |
| Una novità di notevole importanza è rappresentata dall'integrazione di Venere con l'archivio documentale Olimpo. Realizzato un ambiente integrato sia di dati che a livello di archivio documentale si può procedere con l'informatizzazione dei primi flussi documentali nell'ambito dell'ente in modo completamente informatico. |
|
|
|
Questo approccio va visto sicuramente come un'innovazione non solo tecnologica ma soprattutto come riorganizzazione dei servizi per un nuovo modo di operare. |
|
Si tratta quindi di lavorare con i documenti informatici creati o provenienti dall'esterno, firmati digitalmente dai Responsabili che li hanno generati, all'interno del programma Venere. |
|
Il sistema informatico Olimpo consente agli operatori di avere a disposizione funzioni informatiche ad hoc per lo svolgimento delle azioni necessarie per il trattamento del documento stesso. Il ciclo di vita si svolge nel sistema in rete realizzato dall'Ente che quindi deve consentire a tutti gli operatori interessati di accedervi tramite il proprio p.c. . I flussi sono programmati e governati da procedimenti definiti nell'ambito dell'organizzazione dell'ente e previsti dagli iter burocratici della norma. |
|
|
|
Interessante può essere la realizzazione dei flussi documentali quali la gestione dell'iter delle determine prodotte dai servizi dell'ente. |
|
|
|
|
| Olimpo - Sistema Documentale Digitale |
| Le determine digitali |
| I servizi redigono le bozze di determine su documenti informatici e le firmano con firma digitale, il ragioniere dà il parere di copertura, la determina viene finalizzata e chiusa dall'ufficio competente sempre con firma digitale. Con venere i Responsabili dei Servizi seguono ogni passo della determina dal proprio posto di lavoro. |
|
|
| Le delibere digitali |
| Anche le delibere possono essere redatte come documenti informatici e seguite dal loro nascere all'esecutività. |
| VENERE E GLI ATTI DIGITALI: |
| Con VENERE, ora si può: |
|
|
|
- eliminare la carta |
|
- redigere atti digitali firmati con firma digitale |
|
- realizzare procedimenti workflow totalmente digitali |
|
|
|
VenereDigit è la soluzione per gestire in un modo integrato tutto l'iter degli atti di delibere e determine in modo digitale. Ogni Ufficio dell'Ente svolge in modo integrato le azioni di propria competenza. |
|
|
|
Ogni passo viene seguito da un sistema di monitoraggio "quaderno" digitale che tiene registrate e ricorda ad ogni operatore quali sono le operazione ancora da svolgere sugli atti. Con Venere redigere gli atti digitali è semplice per l'operatore in quanto la gestione della firma digitale e' totalmente controllata dal software che guida l'operatore, il quale deve semplicemente introdurre la smart card e digitare il PIN. |
|
|
|
Nel caso di attivazione del sistema di gestione atti informatici, la determina non viene piu' stampata, ma viene archiviata in modo sicuro e protetto nel sistema documentale informatico (repository) dell'Ente. Nel sistema sono previste le funzioni per le procedure di conservazione dei documenti in base alla norme attualmente in vigore. |
| ITER DELIBERE |
|
|
|
Proposta |
|
Convocazione organo |
|
Redazione atto delibera |
|
Pubblicazione |
|
Comunicazioni post delibera |
|
Trasmissione elenchi esecutività |
|
|
|
ITER DETERMINE |
|
|
|
Proposta |
|
Convocazione organo |
|
Redazione atto determina |
|
Post determina |
|
Trasmissione elenchi |
|
|
|
Archivio delibere |
|
Archivio comprendente tutti i dati degli atti delle delibere redatte |
|
Ricerche assolute sull'archivio con chiavi qualificate |
|
|
|
Archivio determine |
|
Archivio comprendente tutti i dati degli atti delle determine redatte |
|
Ricerche assolute sull'archivio con chiavi qualificate |
|
|
|
Redazione delibere/determine |
|
Stesura del testo della delibera in modo ottimizzato |
|
Testi di base già impostati |
|
Utilizzo di Ms Word / OpenOffice per i testi |
|
Stampa su modulo A4 e A3 |
|
|
|
Archivio Amministratori |
|
Contabilità delle presenze con calcoli dei gettoni di presenza |
|
|
|
Esecutività Controllo automatico |